Dateien zwischen mehreren Computern synchronisieren

Eine Problemstellung für uns war am Anfang unserer Firmentätigkeit, dass wir ständig viel unterwegs sind, so dass neben den PCs, die jeder an seinem Schreibtisch im Büro hat, auch noch Laptops und Netbooks zum Arbeiten verwendet werden. Viele Daten auf den unterschiedlichsten Rechnern. Und manchmal wird auch Zugriff auf die Daten benötigt, ohne dass wir gerade einen eigenen Rechner zur Hand hätten. Als eines der wichtigsten Kriterien, um effizient arbeiten zu können, sollte es darüber hinaus auch noch eine “Live-Synchronisierung” sein, damit alle Rechner und beteiligten Personen auf dem gleichen Stand sind.

Dieses Problem besteht nicht nur für junge Firmen, die sich noch kein eigenes Büro leisten können oder wollen, sondern auch in Projekten mit unterschiedlichen beteiligten Firmen und Unternehmer/innen, in karitativen Organisationen, die auf mehrere Büros verteilt sind oder zum Beispiel in politisch aktiven Gruppen, die gemeinsam an Flyern oder anderen Dokumenten arbeiten wollen.

Es gäbe natürlich die Möglichkeit, dies alles über einen zentralen Server laufen zu lassen und ein virtuelles Netzwerk (VPN) einzurichten. Doch ist das nicht gerade ein einfacher Weg – und noch dazu fallen hier Kosten an. Ebenso gibt es die Idee, mehrere Computer über die Apple iDisk zu synchronisieren – dies funktioniert aber nur, wenn ausschließlich Geräte von Apple im Einsatz sind.

Die Lösung für die von uns gewünschte Synchronisierung verschiedenster Rechner in Echtzeit heißt Dropbox.

Du lädst die Software von der Seite www.getdropbox.com, erstellst einen Account und schon hast Du einen neuen Ordner auf dem Rechner mit Namen “My Dropbox”. Alles, was Du ab jetzt hier hinein ziehst, wird in den Ordner verschoben und gleichzeitig hochgeladen. Das Tolle ist, dass Du die Daten auch offline zur Verfügung hast. Änderst Du sie offline und gehst irgendwann wieder online, lädt er die Daten hoch – und zwar immer nur die Dateiteile, die sich geändert haben – so dass traffic und Zeitaufwand gering gehalten werden.

Sobald Du die Software auf einen zweiten Rechner herunterlädst, installierst und auf den eben erstellten Account einrichtest, werden die Inhalte in den Ordnern “My Dropbox” synchron gehalten. Mit dem Login kannst Du dann auch jederzeit von überall über die Website von Dropbox auf die Daten zugreifen.

Das Ganze wird über das „Freemium“-Modell vertrieben – sprich, die Standartversion mit bis 2 GB Speicherplatz ist kostenlos. Danach gibt es größere Pakete, die dann dementsprechend kosten. Über diesen Einladungslink bekommt ihr von Anfang an übrigens 250 MB Speicherplatz mehr!

Wenn sich in einem Projektteam oder einer Firma alle Beteiligten einen eigenen Account anlegen, kann zum Beispiel der Projektleiter in seinem Account einen Ordner für einen gewissen Bereich des Projekts anlegen – und nur all jenen, die Zugriff darauf brauchen, diesen auch geben. Die Funktion heißt “share” und ermöglicht damit das gezielte Erlauben und Entziehen des Zugriffs.

Zusätzlich hat ein Projektteam mit der Dropbox auch ein automatisches Online-Backup, denn auf dem Server von Dropbox bleiben die Dateien auch gespeichert. Sogar noch 30 Tage lang, wenn Du sie gelöscht hast. Ein Wiederherstellen ist so jederzeit möglich. Ebenso bleiben auch alle geänderten Versionen einer Datei bis zu 30 Tage lang (oder gegen Bezahlung auch unbegrenzt lange) gespeichert. Somit können auch ältere Versionen einer Datei wiederhergestellt werden.

Und für alle iPhone Freunde: ja, es gibt auch eine kostenlose iPhone app – mit ihr lassen sich die Dateien ansehen, downloaden und teilen.

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